De zomervakantie komt er weer aan! Een goed vakantierooster is daarom een must voor je organisatie. Hoe maak je nu een goede planning als er veel van je reguliere medewerkers afwezig zijn? Skednet geeft je hier 7 tips & tricks voor het maken van een sterke personeelsplanning in de zomermaanden.

Begin op tijd

Het kan natuurlijk niet vaak genoeg gezegd worden: start het proces van het maken van een vakantierooster op tijd. Zorg er onder andere voor dat je op tijd alle vakantieaanvragen binnen hebt. Dan weet je wanneer wie weg wil en zie je snel waar mogelijke knelpunten kunnen ontstaan. Ideaal is om dit in Skednet te doen middels digitale vakantieaanvragen. Deze zijn, na goedkeuring, direct zichtbaar tijdens het roosteren!

Maak basisrooster minimale bezetting

Maak een vakantierooster met minimale bezetting: met hoeveel mensen op welke posities draait de zaak nog goed? Niet alleen je medewerkers nemen vakantie op, ook veel van je klanten zijn tijdelijk weg naar de zon. Of misschien is jouw organisatie juist gericht op de zomerpiek, bijvoorbeeld een horecaonderneming met een groot terras. Maak voor dit basisrooster gebruik van een heel handige functie binnen Skednet: de voorspellende kracht! Het roosterprogramma kan namelijk suggesties doen op basis van harde data, zoals roosters uit eerdere jaren, budgetten en gerealiseerde omzet.

Flexibel inzetten over locaties

Basisrooster klaar? Dan weet je waar de knelpunten zitten en waar er mogelijk een overschot aan beschikbare medewerkers is. Heeft je organisatie meerdere vestigingen? Kijk dan waar je mensen onderling kunt ruilen. Dit is heel eenvoudig met Skednet, want je kunt binnen de tool multi-site plannen. Elke medewerker kun je op elke locatie, afdeling of waar dan ook in je organisatie inplannen. Onafhankelijk van bij wie de medewerker in dienst is. Zo heb je geen extra werk meer van het inlenen van medewerkers, maar kun je gewoon direct plannen. En de tool levert uiteraard de juiste urenoverzichten: wie heeft waar, wanneer, hoe lang gewerkt?

Maak medewerkers planners

Basisplanning rond en nog wat gaten? Kijk of medewerkers meer of op andere tijden willen werken in de zomer. Omdat je medewerkers binnen Skednet zelf ook kunnen aangeven wanneer ze beschikbaar zijn en zichzelf op kunnen geven voor bijvoorbeeld open diensten, maak je hen zelf ook roostermakers. Dit helpt enorm om je planning rond te krijgen. Organisaties met 5 medewerkers maken hier gebruik van bij Skednet, maar ook bedrijven met meer dan 2000 medewerkers.

Inhuur tijdelijk personeel

Je hebt een overzicht van je planning van je medewerkers, waar mogelijk geschoven via multi-site planning. Medewerkers hebben wat extra’s op zich genomen, maar toch: er zijn nog onopgevulde uren. Huur dan extern personeel in. En plaats dit ook in rooster zodat iedereen kan zien dat er geen losse eindjes zijn op de dagen dat zij werken. Ook deze tijdelijke medewerkers kun je makkelijk opvoeren in Skednet, waarna ze direct ingeroosterd kunnen worden.

Communiceren van het vakantierooster

Logische en belangrijke stap: geef het rooster zo snel mogelijk door aan je medewerkers. Dat voorkomt irritaties en ergernis, ook als bepaalde verlofaanvragen niet compleet gehonoreerd konden worden. Klanten die met Skednet werken hebben natuurlijk het voordeel dat hun medewerkers altijd op de hoogte zijn van het rooster, omdat zij dit rooster ook kunnen inzien en mede helpen vormgeven, ook via hun mobiel via onze webapp!

Duidelijk aanspreekpunt

En dan is het zover: zomer! Vergeet niet dat ook leidinggevenden weg zijn. Zorg er dus zorg voor, dat duidelijk is bij alle medewerkers wie in welke week het aanspreekpunt is voor onverwachte calamiteiten. Want ook die tijdelijke medewerker kan zijn been breken, en wie regelt dan dat er vervanging komt?

Meer weten?

Heb je vragen over plannen en een toprooster voor de zomermaanden via Skednet? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag!